Was muss ein Anschreiben für eine Stelle als Verwaltungsassistent/in leisten?

Wofür dieses Schreiben tatsächlich da ist

Ein Anschreiben für eine Stelle als Verwaltungsassistent/in hat eine Aufgabe: Der lesenden Person einen Grund zu geben zu glauben, dass Sie präzise, organisiert und diskret arbeiten werden, belegt durch etwas konkret genug, dass es nicht mit dem Anschreiben jedes anderen Bewerbers austauschbar ist. Das war's. Es ist nicht dazu da, Ihre Karrieregeschichte zu erzählen. Es ist nicht dazu da, zu erklären, warum Sie allgemein einen Job in der Verwaltung wollen. Die Person, die einstellt - oft eine Büroleitung, Praxisleitung, kaufmännische Schulleitung oder eine Teamleitung, die auch die Vorauswahl trifft - liest normalerweise fünfzehn bis fünfzig davon für eine Stelle, und die meisten sagen dieselben drei Dinge: Ich bin organisiert, ich habe großes Augenmerk auf Details, ich bin teamfähig. Nichts davon ist ein Beleg. Es ist das Wort "organisiert", das die Arbeit leistet, die eine Tatsache leisten sollte.

Was in diesem Bereich als Beleg zählt, ist konkret und kleinmaßstäblich: Sie haben einen gemeinsamen Kalender für sechs Personen ohne Doppelbuchungen geführt, Sie haben wöchentlich eine Portokasse abgestimmt, Sie haben ein Ablagesystem verwaltet, das eine Prüfung überstand, Sie haben Patienten- oder Schülerdaten unter der DSGVO ohne Verstoß bearbeitet, Sie haben Protokolle mit 60+ Wörtern pro Minute getippt und sie ohne Korrekturen abzeichnen lassen, Sie haben eine Telefonzentrale parallel zur Rezeptionsbetreuung betrieben. Wenn Sie eine kaufmännische Ausbildung, eine Lehre, Sekretariatszertifikate, ECDL oder spezifische Systemerfahrung haben - Microsoft 365, SharePoint, Sage, Xero, ein Fallverwaltungssystem, ein Schulverwaltungssystem wie SIMS oder Arbor, ein NHS-System wie ESR - benennen Sie es. Das sind die Worte, die das Schreiben unverwechselbar auf diese Stelle bezogen machen und nicht auf eine generische "Bürostelle".

Wo es gelesen wird und wo es übersprungen wird

Dies variiert mehr nach Sektor als nach Seniorität, und es lohnt sich zu wissen, in welcher Situation Sie sich befinden, bevor Sie etwas schreiben.

Im privaten Sektor - ein kleines Unternehmen, eine Anwaltskanzlei, eine Agentur - wird ein Anschreiben oder eine Anschreiben-E-Mail oft als erstes gelesen, manchmal vor dem Lebenslauf, weil die einstellende Person einen schnellen Filter will: Kann diese Person unter Druck einen klaren, fehlerfreien Absatz schreiben. Wenn das Schreiben einen Tippfehler hat, kann das allein die Bewerbung beenden, weil Tippgenauigkeit die Arbeit ist. Dies ist eine der wenigen Bürorollen, bei denen das Schreiben als Live-Probe der Arbeit bewertet wird, nicht nur als Aussage darüber.

Im öffentlichen Dienst - NHS-Träger, Kommunen, Schulen, Universitäten, Staatsdienst - läuft der Prozess normalerweise anders strukturiert ab. Ausschreibungen kommen mit einem Anforderungsprofil, das wesentliche und wünschenswerte Kriterien auflistet, und Bewerber werden um eine "ergänzende Darstellung" gebeten statt um ein freiformuliertes Anschreiben. Diese Darstellung wird nach jedem Kriterium bewertet, oft von mehr als einem Ausschussmitglied, manchmal mit einem Bewertungsraster, bevor überhaupt jemand einen Lebenslauf liest. Wenn Sie ein herkömmliches Anschreiben in einen dieser Prozesse schicken und die Kriterien nicht direkt ansprechen, wird es möglicherweise nicht so sorgfältig gelesen wie eine Darstellung, die das Anforderungsprofil Punkt für Punkt widerspiegelt. Wenn die Ausschreibung wesentliche Kriterien benennt, schreiben Sie explizit zu ihnen - verwenden Sie ihre Überschriften, wenn Sie können - statt Prosa zu schreiben, die denselben Boden umkreist, ohne ihn zu benennen.

Wo das Schreiben wirklich wenig Gewicht trägt: große Arbeitgeber, die ein Bewerberverfolgungssystem für viele Verwaltungsstellen nutzen, wo ein Mensch das Schreiben möglicherweise erst erreicht, nachdem ein Stichwort- oder Kriterienfilter die Liste bereits gekürzt hat. In dieser Situation bringt Sie das Anschreiben nicht durch den Filter; das tun der Lebenslauf und eventuelle Auswahlfragen. Ein schönes Schreiben für eine Stelle zu verfassen, die von einem ATS nach Qualifikationen und Berufserfahrung gefiltert wird, ist Zeit, die am falschen Dokument verbracht wird. Lesen Sie die Ausschreibung auf Anzeichen, in welcher Situation Sie sich befinden - ein benanntes Anforderungsprofil bedeutet zu den Kriterien schreiben; eine kurze Ausschreibung, die "Lebenslauf und Anschreiben" von einer kleinen Organisation anfordert, bedeutet, dass das Schreiben echte, genau gelesene Arbeit leistet.

Die ein oder zwei Dinge, die die einstellende Person tatsächlich beantwortet haben will

Streichen Sie die Füllwörter weg und es bleiben normalerweise nur zwei Fragen, die es wert sind, beantwortet zu werden, und es sind nicht "warum wollen Sie diesen Job" und "warum sollten wir Sie einstellen" im Abstrakten.

Die erste ist: Können Sie die spezifische Mischung von Aufgaben in dieser Ausschreibung erledigen, nicht Verwaltungsarbeit im Allgemeinen. "Verwaltungsassistent/in" umfasst wildverschiedene Jobs - Termin- und Korrespondenzverwaltung für eine Führungskraft, Empfang plus Post plus Bestellungen von Büromaterial für eine ganze Etage, Protokollführung und Governance-Unterstützung für einen Vorstand, Dateneingabe und Rechnungsbearbeitung für ein Finanzteam. Eine Ausschreibung für die letzte davon will über Sage oder Excel und Abstimmung hören, nicht darüber, wie gut Sie am Telefon sind. Passen Sie das Schreiben an die tatsächlich aufgelisteten Aufgaben an, in der Reihenfolge, in der sie aufgelistet sind, nicht an eine allgemeine Vorstellung davon, was ein/e Verwaltungsassistent/in tut.

Die zweite ist: Was passiert, wenn etwas schiefgeht oder etwas vertraulich ist. Verwaltungsrollen bringen Zugang mit sich - zu Kalendern, zu Personaldaten, zur Portokasse, zum Posteingang einer Führungskraft, zu Schüler- oder Patienteninformationen - und die einstellenden Personen haben sich normalerweise schon einmal an jemandem verbrannt, der nicht verstand, dass Diskretion Teil der Arbeit ist, kein Zusatz zu ihr. Eine Zeile, die zeigt, dass Sie sensible Informationen ordnungsgemäß behandelt haben oder dass Sie einen Fehler gemeldet statt versteckt haben, leistet mehr Arbeit als drei Zeilen Begeisterung.

Alles andere - Ihr Interesse am Sektor, Ihre langfristigen Ziele, Ihre Persönlichkeit - ist optional und sollte kurz sein, wenn überhaupt enthalten.

Was wegzulassen ist

Streichen Sie den einleitenden Satz, der die Stellenbezeichnung und wo Sie die Ausschreibung gesehen haben angibt; die lesende Person weiß es schon, es steht in der Betreffzeile. Streichen Sie "Ich bin eine fleißige und enthusiastische Person" und ihre Varianten - es ist der häufigste Satz in Anschreiben für Verwaltungsstellen und er sagt der lesenden Person nichts, was sie überprüfen kann. Streichen Sie eine Wiederholung Ihres Lebenslaufs in Prosaform; wenn das Schreiben nur die Aufzählungspunkte des Lebenslaufs in Sätzen wiederholt, ist es verschwendeter Platz, weil die lesende Person den Lebenslauf ohnehin lesen wird. Streichen Sie Entschuldigungen für Lücken oder fehlende direkte Erfahrung, es sei denn, die Ausschreibung fragt speziell danach - sprechen Sie es kurz an und gehen Sie weiter, verweilen Sie nicht dabei.

Halten Sie es unter einer Seite. Für diesen Beruf mehr als für die meisten untergräbt ein zu langes Schreiben seine eigene Behauptung, organisiert zu sein.

Was als nächstes zu tun ist

Öffnen Sie die Ausschreibung erneut und ziehen Sie die tatsächliche Aufgabenliste und, falls vorhanden, das Anforderungsprofil heraus. Schreiben Sie einen Satz für jedes wesentliche Kriterium oder jede Aufgabe, mit einem spezifischen Beispiel statt einem Adjektiv. Wenn es keine benannten Kriterien gibt und es ein kleinerer Arbeitgeber ist, schreiben Sie zwei kurze Absätze: einen, der Ihre konkrete Verwaltungserfahrung mit ihren aufgelisteten Aufgaben abgleicht, einen, der zeigt, dass Sie die Diskretion oder Genauigkeit verstehen, die die Rolle braucht, mit einem echten Beispiel. Lesen Sie es einmal zurück auf die eine Sache, die dieser Job nicht verzeihen kann: einen Tippfehler. Dann senden Sie den Lebenslauf und das Schreiben, wie die Ausschreibung es verlangt - als ein PDF, falls gewünscht, nicht zwei Dateien, wenn sie eine verlangt.

jobmarket.pro liest die Ausschreibung und das Anforderungsprofil vollständig, entwirft das Schreiben oder die ergänzende Darstellung zu den tatsächlich aufgelisteten Kriterien und tut dies aus einem Profil, das Sie kontrollieren, statt etwas in Ihrem Namen zu erfinden.