Нужно ли сопроводительное письмо для работы медрегистратором?

Вы разослали заявки на позиции регистратора в GP-клиниках, амбулаторном отделении, может быть, в частной клинике — и почти ничего не услышали в ответ. Где-то в этой стопке лежит сопроводительное письмо, которое вы переписывали несколько раз. Естественно хотеть знать, читал ли его кто-нибудь.

Честный ответ: иногда, и это целиком зависит от того, откуда пришло объявление. Одно и то же письмо может быть тем, что приведёт вас на собеседование в практике с четырьмя партнёрами, и документом, которого буквально не существует в системе траста по соседству. Понимать, в какой ситуации вы находитесь, важнее любого количества шлифовки.

Где письмо читают, а где нет

Вакансии NHS-трастов через NHS Jobs или TRAC. Сопроводительного письма обычно нет. Есть форма заявки и текстовое поле, обычно называемое supporting information или supporting statement. Отбор обычно проводится путём оценки этой формы по персональной спецификации — сначала обязательные критерии, затем желательные, если слишком много кандидатов соответствуют обязательным. Красиво написанное письмо, приложенное отдельным файлом, часто даже не открывают, потому что отбирающий работает со списком внутри системы рекрутинга и оценивает графы. Всё, что вы бы включили в письмо, должно попасть в это поле, причём так, чтобы это можно было найти по критериям.

GP-практики, рекламирующие вакансию напрямую — на собственном сайте, в Indeed, в сети локальных менеджеров практик, в Facebook-группе города. Здесь письмо читают, и часто его читает тот, кто будет вами управлять. У небольших практик нет HR-отдела, который проводит первичный отбор. Менеджер практики фильтрует резюме между планом действий CQC и графиком смен персонала. Именно здесь письмо меняет дело, и именно здесь ему уделяют максимум три абзаца внимания.

Агентства и временная работа. Письмо почти не имеет веса. Консультант подбирает по клинической системе, доступности и тому, как быстро вы можете приступить. Укажите EMIS Web или SystmOne и свои свободные дни в первом сообщении — и вы сделали полезную часть.

Частные клиники и секретариаты консультантов. По-разному. Отдельный консультант, набирающий своих регистраторов и резервное покрытие, прочитает то, что вы пришлёте. Крупная частная больница с функцией рекрутинга ведёт себя скорее как траст.

Так что прежде чем что-то писать, определите, с какой из этих четырёх ситуаций вы имеете дело. Это меняет назначение документа.

Два вопроса, на которые хочет получить ответ менеджер практики

Когда менеджер GP-практики читает заявку на позицию регистратора, он пытается решить два вопроса, и ни один из них не звучит как «хороший ли вы человек».

Первый: справитесь ли вы с регистратурой в 8 утра?

Открывается телефонная очередь, расписание на день заполняется за двадцать минут, и вы объясняете девятому звонящему, что мест больше нет, пока пациент перед вами плачет из-за больничного письма, которое так и не пришло. Вот это и есть работа. Не «отвечать на телефон». Менеджеру нужны доказательства, что вы были именно в такой ситуации и не сломались, не стали холодны с пациентами и не начали записывать людей в слоты, которые придерживались для дежурного врача.

Если вы это делали, скажите где и какой там был поток. «Практика на трёх площадках, примерно 14 000 пациентов, я была на основной телефонной линии во время утреннего наплыва четыре утра в неделю» говорит менеджеру больше, чем абзац о спокойствии под давлением. Если вы не работали в общей практике, но работали на регистратуре загруженного амбулаторного отделения с затягивающимися приёмами и залом ожидания на сорок человек, скажите это. Не притворяйтесь, что это одно и то же; это не так, но переносимая часть реальна, и менеджер её видит.

Второй: знаете ли вы, когда прекратить навигацию и привлечь клинициста?

Персонал регистратуры не клинический, и все это понимают. Но вы первый человек, который слышит «грудь как будто сдавило», «ребёнок обмяк», «меня рвёт со вторника, а я диабетик». Практике нужно знать, что вы нарушите протокол и войдёте в дежурную комнату, а не предложите обычную запись через девять дней. Если вы проходили обучение по навигации пациентов (care navigation) или активному направлению (active signposting), назовите это. Если вы участвовали в разборе значимого события (significant event review), где проблемой была эскалация, вы, очевидно, не описываете случай, но можете сказать, что работали в практике, которая анализировала эскалацию, и понимаете, почему порог низкий.

Вторая половина того же вопроса — конфиденциальность. Не фраза «я понимаю важность конфиденциальности пациента», которую пишет каждый кандидат и которая поэтому ничего не сигнализирует. Настоящая версия — поведенческая: вы знаете, что делать, когда сосед пациента звонит спросить, попал ли тот на приём, когда родственник хочет результаты, когда человек у стойки — тот, с кем ваша сестра ходила в школу. Одна конкретная строка об этом стоит абзаца о принципах.

Назовите систему в первой трети

Самый распространённый практический фильтр при отборе регистраторов — какую клиническую систему вы использовали. EMIS Web и SystmOne не взаимозаменяемы для менеджера практики, который должен решить, нужно ли вам две недели обучения или два дня. Укажите это рано и прямо.

То же касается всего, что окружает систему, и это та часть, которую пропускает большинство заявок:

• Документооборот — Docman или что бы практика ни использовала для входящей больничной почты, и кодировали ли вы и направляли её в workflow, или только подшивали.
• Онлайн-консультации и сообщения — AccuRx, eConsult, Patchs, Anima, Klinik. Если практика перешла на полную сортировку (total triage), их работа регистратуры в основном состоит в обработке этих обращений, и тот, кто уже это делал, экономит им месяцы.
• Регистрации — формы GMS1, проверки новых пациентов, отчисления, поиск в Open Exeter или PDS.
• Напоминания — списки напоминаний QOF, вызов-напоминание о скрининге шейки матки, детские прививки, обзоры хронических состояний. Практики хронически отстают по этим спискам, и регистратор, который запускал поиски для напоминаний, действительно полезен.
• Направления — рабочие списки e-RS, бронирование, возвращённые отклонённые направления.
• Повторные рецепты и EPS, и где ваш лимит: вы принимаете запрос, вы не консультируете по лекарствам.
• Частная работа — страховые отчёты, сборы за медицинские отчёты, запросы от адвокатов, график сборов.

Для позиций на стороне траста эквивалентный список — работа с PAS: подготовка и исходы приёмов, частичное бронирование, понимание путей RTT, регистрация неявок (DNA), бронирование переводчиков, закрытие кассы приёма. Скажите, какую систему администрирования пациентов, потому что трасты используют разные, и затраты на обучение различаются.

Если у вас есть три из этого и не остального, скажите эти три. Заявка, которая заявляет обо всём, читается как заявка, где не делали ничего.

Что писать в поле supporting information NHS Jobs

Это та часть, которую большинство делают неправильно, потому что вставляют туда письмо.

Откройте персональную спецификацию и рассматривайте её как список заголовков. Возьмите обязательные критерии в том порядке, в котором они напечатаны, и дайте короткое подтверждение по каждому. Подзаголовки допустимы. Списки допустимы. Никто не оценивает вашу элегантность; кто-то пытается быстро найти, соответствуете ли вы критерию четыре.

Несколько моментов, специфичных для набора регистраторов и клерков NHS, которые стоит знать. Должности классифицируются — регистратура обычно Band 2, Band 3 для ролей с большей административной ответственностью — и персональная спецификация для каждого Band отличается способами, которые легко упустить. Ожидается обязательное обучение, включая информационное управление (information governance) и осведомлённость о безопасности данных, обычно обновляемое ежегодно; если у вас актуальное, скажите об этом, потому что это на одну вещь меньше для команды адаптации. И NHS Employment Check Standards означают расширенную проверку DBS, допуск медицинской службы и полную историю трудоустройства с рекомендациями. Ничто из этого не помогает вам попасть в шортлист, но поддерживающее заявление, показывающее, что вы знаете, как работает процесс, читается как от того, кто работал в NHS раньше.

Что вырезать

Открывающий абзац, объясняющий, что вы пишете, чтобы подать заявку на должность медицинского регистратора, как было объявлено. Читатель знает. Он смотрит на объявление.

«Я с энтузиазмом отношусь к предоставлению отличного ухода за пациентами». Это пишут все. Это не отличает вас от кого-либо и съедает вашу первую треть, которая единственная надёжно читается.

Длинные абзацы о несвязанной работе в розничной торговле или гостиничном бизнесе. Опыт работы с клиентами переносится, но сожмите его до строки или двух и потратьте место на специфичные для здравоохранения части. Разрыв между хорошим регистратором в гостиничном бизнесе и хорошим медицинским регистратором — не теплота, а суждение о клиническом риске и конфиденциальности, так что пишите о разрыве.

Всё, что вы не сможете подтвердить на собеседовании. Менеджеры практик в общей практике склонны задавать прямые вопросы в форме сценариев — что вы делаете, когда пациент у стойки говорит X — и письмо, которое переоценивает ваши возможности, делает этот разговор хуже, не лучше.

Будьте честны насчёт ограничений

Сопроводительное письмо не спасёт заявку, где часы не подходят. Графики регистратуры построены вокруг открытия в 8 утра и вечернего закрытия, и часто вокруг расширенного доступа или обязательства в субботу. Если в объявлении сказано «начало в 8 утра и субботы через одну», а вы можете только школьные часы, проблема не в письме, и никакая его версия это не исправит. Стоит подавать заявку в любом случае, когда вы действительно можете быть гибким, но скажите, что вы можете делать, в терминах самого объявления, ближе к началу.

Оно также мало что даст у крупных работодателей, которые фильтруют по клинической системе и доступности прежде, чем кто-то читает прозу. И есть часто повторяемый совет — позвонить менеджеру практики или оставить резюме на стойке — который действительно спорен. В небольшой практике, которая рекламировала напрямую, короткий звонок в тихое время дня иногда заставляет запомнить ваше имя, потому что набирающий находится прямо там. В трасте, набирающем через центральную службу, это ничего не даёт и иногда раздражает, потому что процесс оценивается и отбирающие — не те люди, которые отвечают на телефон. Рассуждение важнее правила: чем меньше и прямее работодатель, тем больше работает человеческий жест.

Большинство заявок не получают ответа. Это фоновое состояние этого рынка, и это не свидетельство конкретно о вас. Но это означает, что предельная отдача от четвёртой переписки того же письма близка к нулю, а отдача от адаптации под конкретное объявление — его систему, его часы, его персональную спецификацию — не равна нулю.

Что делать дальше

Возьмите три своих последних заявки и проверьте, честно, появляется ли клиническая система и ваша реальная доступность в первой трети. Если нет, вот что нужно исправить, и это занимает десять минут на заявку.

Затем подготовьте себе два документа, а не один. Короткое письмо для практик, рекламирующих напрямую: какую систему вы используете, самая загруженная регистратура, где вы работали, одна конкретная строка об эскалации, одна о конфиденциальности, ваши часы. И структурированное поддерживающее заявление, идущее по персональной спецификации критерий за критерием, которое вы адаптируете каждый раз, а не переписываете.

Работа, которая действительно сдвигает дело, — это правильное чтение каждого объявления и ответ на то, о чём оно спрашивает, что медленно и почему большинство перестают это делать после двадцатой заявки. jobmarket.pro — это агент, который читает каждое объявление полностью, говорит вам, где вы подходите, а где нет, и готовит заявку из одного профиля, к которому он не может добавить опыт.