Нужно ли сопроводительное письмо для вакансии администратора отеля?

Куда на самом деле попадает письмо

Большинство вакансий администратора отеля поступают одним из трёх путей: через собственный портал вакансий сети (Marriott, IHG, Hilton, Premier Inn, Travelodge), через сайт вакансий вроде Indeed или Caterer.com, либо через прямую заявку генеральному менеджеру независимого отеля. Эти три пути относятся к сопроводительному письму совершенно по-разному.

На портале вакансий сети вы обычно заполняете онлайн-форму с вопросами о графике, праве на работу и иногда несколькими короткими текстовыми полями («Почему вы хотите работать у нас?»). Часто вообще нет возможности прикрепить отдельное письмо, а если такая возможность есть, его читают только после того, как поля формы уже отсеяли вас по критериям графика и базовой пригодности. Письмо игнорируют не из-за лени — оно структурно вторично по отношению к форме.

На сайте вакансий ваше резюме и приложенное письмо обычно попадают к тому, кто занимается наймом на этой неделе — иногда это менеджер ресепшена, иногда HR-специалист, курирующий четыре объекта, иногда генеральный менеджер небольшого независимого отеля, делающий это между сменами. Объём заявок сильно варьируется: Premier Inn на развязке автострады может получить сорок заявок на одну вакансию; гостевой дом на двенадцать номеров — четыре. Чем меньше объём, тем выше вероятность, что человек действительно прочитает то, что вы написали, а не просканирует на ключевые слова.

Прямые заявки в независимые отели и бутик-отели — это где письмо имеет наибольший вес, потому что часто нет формы для заполнения: вы отправляете резюме и письмо (или только письмо) конкретному человеку по электронной почте, и этот человек часто будет вашим непосредственным руководителем. В такой ситуации письмо выполняет реальную работу: это первый образец того, как вы общаетесь с людьми, что немаловажно для должности на ресепшене.

Что менеджер по найму на эту должность действительно хотят узнать

Менеджеры ресепшена и генеральные менеджеры, нанимающие администраторов, говорили рекрутерам и писали в своих объявлениях о вакансиях, что два момента важнее тона или энтузиазма.

График работы. Ресепшен — это сменная работа: ранние смены (часто начало в 6 или 7 утра), поздние (окончание в 23:00 или позже), а иногда ночной аудит или ротация, включающая выходные и праздники, потому что отели не закрываются. Письмо, в котором чётко указано, какие смены вы можете работать, можете ли вы работать ночным аудитором, и есть ли у вас транспорт для ранних смен, когда общественный транспорт ещё не ходит, отвечает на вопрос, который действительно волнует менеджера. Энтузиазм без доступности менеджеру бесполезен.

Доказательство того, что вы справитесь с ресепшеном под давлением. Ресепшен — это не тихая административная работа. Поток из десяти заселений в 15:00, жалоба гостя на шум, проверка пожарной сигнализации и звонок об отмене бронирования могут произойти за одни и те же двадцать минут. Что менеджер хочет от письма — если он вообще его читает — это один конкретный пример того, как вы справлялись с несколькими задачами одновременно на ресепшене, на кассе или в работе с клиентами в условиях нехватки времени, а не общее утверждение о том, что вы «человек, ориентированный на людей». «Я оформлял заселение для автобусной группы из тридцати человек, одновременно отвечая на телефонные звонки и разбираясь с жалобой клиента» говорит им что-то конкретное. «Я увлечён предоставлением превосходного обслуживания гостей» не говорит им ничего, чего они не прочитали сорок раз на этой неделе.

Если ваше письмо отвечает на эти два вопроса — можете ли вы работать в нужные смены, справитесь ли вы с ресепшеном в час пик — оно выполнило свою задачу. Всё остальное — декорация.

Где упомянуть системы и условия работы

Если вы работали с системой управления отелем (PMS) — Opera PMS (самая распространённая в средних и крупных отелях), RoomMaster, protel или меньшей независимой системой — укажите это. Опыт работы с PMS есть не у всех кандидатов, и менеджер, быстро просматривающий заявки, это заметит. То же касается работы с терминалами для карт, сверки наличности в конце смены и любого опыта работы с OTA (Booking.com, Expedia) со стороны бронирований, поскольку персонал ресепшена всё чаще отвечает на вопросы о бронированиях, сделанных через сторонние сайты.

Если у вас есть соответствующая квалификация — NVQ или эквивалент в сфере гостеприимства, сертификат первой помощи, обучение пожарного инспектора, сертификат гигиены питания, если должность включает работу в баре или обслуживание завтраков — перечислите это, но кратко. Об этом полезно упомянуть один раз, а не строить вокруг этого всё письмо.

Укажите тип объекта, в который вы подаёте заявку, и будьте точны. Сетевой отель с фиксированными стандартами обслуживания (аудит «стандартов бренда», скриптовые приветствия, цели по регистрации в программе лояльности) — это другая работа по сравнению с независимым бутик-отелем, где от вас ожидают использования собственного суждения, а не скрипта, что опять же отличается от гостевого дома, где вам, возможно, придётся обслуживать завтраки и работать ночным администратором в один и тот же день. Письмо, которое могло бы описать вашу пригодность для любого из этих трёх вариантов, не сообщает менеджеру ничего о том, поняли ли вы, на какую именно вакансию он нанимает.

Если в объявлении упоминается требование к языку — обычное дело в отелях с высокой долей иностранных гостей или рядом с аэропортами и конференц-центрами — и вы владеете этим языком, поместите это в первые два предложения, а не в самом конце.

Где письмо действительно имеет малый вес

Будьте честны с собой в этом вопросе. Если вы подаёте заявку через онлайн-портал сети, где поле для письма необязательное или отсутствует, трата трёх часов на шлифовку текста, который никто не откроет — это не лучшее использование вашего вечера. Потратьте это время на резюме и на точные ответы о графике в форме, поскольку именно их читают в первую очередь.

Даже когда письмо читают, оно редко опровергает то, что уже показывает резюме. Если в вашем резюме вообще нет опыта работы с гостями, с наличными деньгами или сменной работы, хорошо написанное письмо с объяснением вашего энтузиазма в отношении гостеприимства не компенсирует этот пробел — менеджеры, нанимающие на ресепшен, обычно заполняют насущную, практическую потребность, а не ищут кого-то для развития в течение шести месяцев. Когда письмо действительно меняет результат, это обычно потому, что оно прояснило то, что резюме оставило неясным (перерыв в трудоустройстве, переход из другой сферы, неочевидный график) — а не потому, что оно было красноречивым.

Также нет убедительных доказательств того, что работодатели в отелях специально реагируют на фразы вроде «Я рад возможности применить свои навыки в вашем уважаемом заведении». Такая фраза — частый совет в интернете, и это просто наполнитель; она не отвечает ни на один из двух вопросов, которые действительно волнуют менеджера, и опытный читатель пропускает её, ища информацию о графике и конкретный пример.

Что с этим делать

Если вы подаёте заявку в независимый отель или небольшую группу, где конкретный человек прочитает то, что вы отправляете: напишите четыре-шесть предложений. Укажите свою доступность для смен, включая ранние, поздние или ночные. Приведите один конкретный пример управления загруженным или сложным моментом на ресепшене или кассе. Назовите PMS или системы, с которыми вы работали, если это актуально для этого объекта. Укажите, на каком языке вы говорите, если это важно для их гостевого профиля. На этом остановитесь.

Если вы подаёте заявку через онлайн-систему крупной сети: проверьте, есть ли вообще место для прикрепления письма, прежде чем писать его, и если форма запрашивает доступность смен напрямую, ответьте точно, а не расплывчато — «гибкий график» ничего не говорит составителю расписания; «могу начинать в 6 утра и работать в выходные, недоступен для ночного аудита» говорит им то, что им нужно.

В любом случае, письмо — это не то, где успешны или терпят неудачу большинство заявок на должность администратора отеля. Резюме, график, который вы указываете, и соответствие вашего опыта типу объекта несут основную нагрузку. Если адаптация каждого письма и резюме к конкретному отелю и графику — а не отправка одной общей версии везде — это то, что съедает ваши вечера, jobmarket.pro читает объявление и готовит заявку из вашей существующей истории работы, а не вы переписываете её каждый раз.